เทคนิคการเป็นเลขานุการที่ดีสำหรับงานจัดหา
เมื่อเรื่องได้รับการอนุมัติ เลขานุการต้องทำหน้าที่ดังต่อไปน
ี้ 1. แจ้งคณะกรรมการเพื่อทราบโดยแนบหนังสือเชิญประชุม สำเนาคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการ
เอกสารประกาศสอบราคาและ Spec.
2. จองห้องประชุม/เครื่องดื่ม(ถ้ามี)
3. ก่อนถึงวันประชุม ควรโทรศัพท์ยืนยันวัน เวลากับคณะกรรมการทุกครั้ง
4. เมื่อถึงวันประชุมเตรียมอุปกรณ์และเอกสารดังน
ี้
- ตารางรายชื่อผู้เข้าประชุม
- ตารางเปรียบเทียบคุณสมบัติ การเสนอราคาของผู้ขาย (แบบเอกสารหรือขึ้นกระดาน)
- ตรายางและแท่นประทับ สำหรับให้คณะกรรมการลงนาม
- กรรไกร คลิปหนีบกระดาษ เครื่องคิดเลข
- ศึกษาระเบียบ ข้อบังคับให้แม่นยำ
5. เมื่อเริ่มการประชุม เลขานุการทำหน้าท
ี่
- รายงานที่ประชุมเกี่ยวกับ การประกาศ รับซองเสนอราคา ปัญหาและอุปสรรค (ถ้ามี)
- ชี้แจง ขั้นตอนการดำเนินการ บทบาทหน้าที่ของคณะกรรมการ
- ทำความตกลงในที่ประชุมเกี่ยวกับลำดับการพิจารณาของคณะกรรมการ เช่น
- เรียกผู้ขายเข้ามารับทราบข้อมูลเบื้องต้น
- เชิญผู้ขายนั่งคอยด้านนอก
- คณะกรรมการพิจารณาเอกสาร ตามลำดับ
- เอกสารสำคัญของบริษัท
- Spec.
- ราคา
- สรุปผล เป็นต้น
- ดำเนินการประชุมไปตามปกติ โดยเลขานุการเป็นผู้รักษา กฎ ระเบียบ กติกา มารยาทอย่างเคร่งครัด
และเป็นผู้อำนวยความสะดวกตลอดระยะเวลาการประชุม
6. เมื่อสิ้นสุดการประชุม ควรจัดทำสรุปรายงานผลการเปิดซองทันที